header
מערכת מידע
 
 
 
מערכת מידע היא, על פי ההגדרה, תוכנה המאפשרת ניהול של מידע באופן ממוחשב. תפקידה של כל מערכת מידע הוא להעניק לארגונים או ליחידים, אחסון יעיל של המידע הנמצא ברשותם וניהולו של המידע באופן שיאפשר להם לשלוף אותו בשלמותו, או על פי חתכים והגדרות מסוימים. מערכת מידע מהווה כלי עבודה חיוני במסר רב של תחומים, ביניהם התחום הפיננסי, התעשייתי, הגיאוגרפי ועוד. קיימים שני סוגים עיקריים של מערכות מידע: מערת מידע המיועדת לצורך ביצוע פעולות ומערכת מידע המיועדת לאיסוף נתונים ותמיכה בקבלת החלטות. לדוגמא, מערכת מידע הפועלת במשרד הפנים, מכילה מידע בסיסי אודות כל אזרחי ישראל. לעומתה, מערכת מידע הפועלת בעסק, מאפשרת לבעת העסק גישה יעילה למידע אודות הספקים, הלקוחות, המחירונים, המלאי ועוד. למעשה, קשה לתאר ארגון או עסק בן זמננו, ללא מערכת מידע.

מערכת מידע, נחשבת בעיני רבים לליבו הפועם של הארגון או העסק. היא אמורה לאפשר לכל אחד מהגורמים הרלוונטיים לשלוף במהירות את פרטי המידע הדרושים לו. אנשי מכירות למשל, יוכלו לאתר באמצעות מערכת מידע איכותית, את כל הצעות המחיר ששלחו ללקוחות. אנשי הייצור יוכלו לעקוב, באמצעות אותה מערכת מידע, ההספקים שלהם ואנשי הרכש יוכלו לתכנן באמצעותה את עבודתם, אנשי הכספים את ההתנהלות הפיננסית, ועוד.. ריכוז של כל הנתונים הללו על ידי מערכת מידע ארגונית אחת יעניק להנהלת הארגון, תמונת מצב עדכנית ומדויקת לגבי הנעשה בארגון. מערכת מידע עשויה להימכר כמוצר מדף שנמכר בשלמותו, מתוך הנחה שהוא יוכל לענות לצרכיהם של ארגונים שונים, או כמערכת ייחודית שפותחה במיוחד על מנת לענות לצורך של מגזר מסוים או של חברה מסוימת. אין ספק כי ניהול מערכת מידע איכותית, הוא הבסיס לפעילות ארגונית מוצלחת, אולם הקמה וניהול שוטף של מערכת מידע, הם תהליכים הדורשים לא מעט תשומת לב מקצועית.

השלב הראשון ביצירת מערכת מידע עבור הארגון או העסק הוא שלב אפיון הצרכים. בשלב זה נבחנים ומוגדרים הצרכים השונים של הארגון. לאחר הגדרת הצרכים מתבצע ניתוח של המערכת המציע מענה לצרכים הללו. לארח מכן נערכים התכנון, ההקמה, ולבסוף ההטמעה של המערכת בארגון וכן הלאה. מערכת מידע אשר כל אחד מהשלבים בהקמת בוצע בדייקנות ומקצוענות היא מערכת מידע שתהיה בעלת ערך רב לארגון. מערכת מידע אשר תוקם או תופעל ברשלנות, עלולה לגרום לכשלים ניהוליים וארגוניים. בעידן המידע, שבו כל פריט מידע עשוי להיות חיוני לפעולתו השוטפת של הארגון, לפשרות בנוגע לאיכותה של מערכת המידע, עלולות להיות השלכות בעייתיות במיוחד.